5 Gründe, warum Ihr Unternehmen eine Beteiligungsmanagement-Software braucht

Die Verwaltung von Beteiligungen kann komplex und zeitaufwendig sein, insbesondere wenn manuelle Prozesse und veraltete Systeme verwendet werden. Eine spezialisierte Beteiligungsmanagement-Software bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die weit über die einfache Verwaltung von Beteiligungen hinausgehen. Sie hilft Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern, die Transparenz zu verbessern, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und fundierte Entscheidungen zu treffen. In diesem Artikel beleuchten wir die fünf wichtigsten Gründe, warum Unternehmen auf eine Beteiligungsmanagement-Software setzen sollten.

Grund 1: Erhöhte Effizienz und Produktivität

Beteiligungsmanagement-Software automatisiert viele Routineaufgaben, die ansonsten manuell und zeitaufwändig erledigt werden müssten. Durch die Automatisierung der Datenerfassung, -analyse und Berichterstellung können Mitarbeiter ihre Zeit effizienter nutzen und sich auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren.

Anstatt manuell Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln und in Tabellen zu konsolidieren, übernimmt die Software diese Aufgabe automatisch. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass die Daten stets aktuell und korrekt sind. Unternehmen, die eine Beteiligungsmanagement-Software verwenden, berichten häufig von einer deutlichen Steigerung der Produktivität ihrer Teams.

Grund 2: Bessere Transparenz und Übersicht

Eine Beteiligungsmanagement-Software bietet eine zentrale Datenverwaltung, die alle relevanten Informationen an einem Ort bündelt. Dies erleichtert den Zugriff auf Daten und stellt sicher, dass alle Abteilungen mit denselben, stets aktuellen Informationen arbeiten. Entscheidungen können schneller und fundierter getroffen werden, da Sie jederzeit auf die neuesten Daten zugreifen können. Dies reduziert Verzögerungen und ermöglicht eine proaktive Verwaltung Ihrer Beteiligungen. Die Software ermöglicht eine klare Visualisierung der Beteiligungsstrukturen. Komplexe Beteiligungsnetzwerke werden übersichtlich dargestellt, sodass Sie auf einen Blick erkennen können, wie die verschiedenen Beteiligungen miteinander verknüpft sind. Diese Transparenz ist entscheidend für das Verständnis der gesamten Unternehmensstruktur und erleichtert das Beteiligungsmanagement erheblich.

Grund 3: Verbesserte Compliance und Risikomanagement

Eine spezialisierte Beteiligungsmanagement-Software hilft dabei, gesetzliche Vorgaben und Fristen zuverlässig einzuhalten. So wird beispielsweise das gesetzliche Meldewesen durch die Software erheblich vereinfacht. Erinnerungsfunktionen und Berichte entstehen auf Knopfdruck. Dies erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt sowie weiteren Empfängern wie dem zuständigen Handelsregister, dem Bundeszentralamt für Steuern, der Deutsche Bundesbank, den Adressaten des Jahresabschlusses etc erheblich. Die Einhaltung interner Richtlinien, beispielsweise bei Unternehmenskäufen und -verkäufen, wird durch die Software ebenfalls unterstützt. Alle Aktivitäten und Änderungen werden mit belegbasierten Änderungsbelegen dokumentiert. Dies erleichtert interne Audits und die Kommunikation mit externen Prüfern und Regulierungsbehörden. Datenschutz und Sicherheit werden durch individuelle Zugriffsberechtigungen gewährleistet. Nur autorisierte Personen haben Zugang auf sensible Daten, was die Vertraulichkeit der Informationen schützt.

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Grund 4: Fundierte Entscheidungsfindung

Eine Beteiligungsmanagement-Software ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung durch datenbasierte Analysen und Berichte. Diese Tools sammeln und verarbeiten umfangreiche Datenmengen und stellen sie in übersichtlichen Dashboards und Berichten dar. So erhalten Sie einen klaren Überblick über die finanzielle und operative Performance Ihrer Beteiligungen. Durch diese präzisen und aktuellen Daten werden strategische Entscheidungen erheblich unterstützt. Sie können Trends und Entwicklungen erkennen, Chancen und Risiken besser einschätzen und entsprechend reagieren. Ob es um die Bewertung von Investitionen, die Planung von Fusionen oder die Optimierung des Portfolios geht – datenbasierte Einblicke sind unverzichtbar.

Grund 5: Kosteneinsparungen durch optimierte Prozesse

Eine Beteiligungsmanagement-Software trägt wesentlich zur Senkung von Verwaltungskosten bei, indem sie zahlreiche Prozesse effizienter gestaltet. Automatisierte Workflows und eine zentrale Datenverwaltung ersetzen manuelle und oft fehleranfällige Aufgaben, was den Arbeitsaufwand erheblich reduziert und gleichzeitig die Genauigkeit erhöht. Durch die Automatisierung und Standardisierung von Prozessen werden Fehler minimiert, die sonst kostspielige Korrekturmaßnahmen nach sich ziehen könnten. Fehlerfreie Berichte und präzise Datenanalysen verhindern teure Missverständnisse und Fehlentscheidungen, was direkt zu Einsparungen führt. Die Software ermöglicht einen effizienteren Einsatz von Ressourcen. Zeit und Arbeitskraft, die sonst für administrative Aufgaben aufgewendet werden, werden freigesetzt. Diese Ressourcen können dann auf strategisch wichtigere Projekte umgelenkt werden. Beispielsweise können Mitarbeiter, die bisher mit der manuellen Datenerfassung beschäftigt waren, nun ihre Expertise in Bereichen wie Analyse und strategische Planung einbringen.

Praktisches Beispiel: Wie Heidelberg Materials von einer Beteiligungsmanagement-Software profitiert

Die Heidelberg Materials, ein weltweit tätiger Baustoffhersteller, stand vor großen Herausforderungen im Beteiligungsmanagement. Mit über 1.300 Konzerngesellschaften war die manuelle Datenerfassung und das Reporting zeitaufwendig und fehleranfällig. Insbesondere das Country-by-Country-Reporting gemäß § 138a AO war eine große Belastung. 2018 implementierte Heidelberg Materials die Beteiligungsmanagement-Software zetVisions CIM, die speziell auf europäisches und Deutsches Steuerrecht ausgelegt ist.

Herausforderungen vor der Implementierung:

• Komplexe internationale Anteilseignerstruktur
• Manuelle, fehleranfällige Datenverarbeitung
• Unzureichende Softwarelösung, die nicht alle gesetzlichen Anforderungen erfüllte

Die Software führte folgende Verbesserungen ein:

• Eine zentrale Datenbank verwaltet alle Gesellschaftsstammdaten.
• Das Vier-Augen-Prinzip prüft und gibt wichtige Änderungen frei, um Fehler zu minimieren.
• Die automatisierte Standardvalidierung unterstützt die fehlerfreie Datenerfassung.
• Durch das Zugriffskonzept können mehr Mitarbeitern die Beteiligungsdatenbank nutzen.
• Die Datenqualität wurde nachhaltig verbessert, Fehler wurden reduziert und die Zuverlässigkeit der Daten erhöht.
• Das Steuerreporting ist effizienter geworden und wird gestiegenen Anforderungen gerecht.
• Die Datenverfügbarkeit wurde verbessert, alle Mitarbeiter haben Zugang zu den notwendigen Informationen, was die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung erleichtert.

Für einen ausführlichen Bericht senden Sie uns gerne eine Nachricht über unser Kontaktformular.

Nutzen Sie die Vorteile einer Beteiligungsmanagement-Software für Ihr Unternehmen

Die Einführung einer Beteiligungsmanagement-Software bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Verwaltung von Beteiligungen hinausgehen. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Reduzierung manueller Fehler steigern Sie die Effizienz und Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Eine zentrale Datenverwaltung ermöglicht besseren Echtzeit-Zugriff auf relevante Informationen und sorgt für Transparenz und Übersichtlichkeit. Die Software hilft Ihnen, gesetzliche Vorgaben zuverlässig einzuhalten und Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Datenbasierte Analysen und Berichte unterstützen fundierte Entscheidungsfindung, während optimierte Prozesse zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Praktische Beispiele wie das der Heidelberg Materials zeigen, wie Unternehmen von diesen Vorteilen profitieren können.

Anerkennung: Vielen Dank an Jessica Chin, Senior Consultant Presales & Customer Success, für die wertvolle Mitarbeit an diesem Blogartikel.