Lieferkettengesetz - Automatisiertes Stammdatenmanagement für Compliance

Das Lieferkettengesetz, offiziell Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) genannt, ist seit dem 1. Januar 2023 in Kraft. Die betroffenen Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt die im Gesetz festgelegten menschenrechtlichen und ökologischen Sorgfaltspflichten in ihren Lieferketten einhalten. Sie sind verpflichtet, Maßnahmen zur Verhinderung von Verstößen zu ergreifen und sicherzustellen, dass ihre Geschäftspartner dieselben Standards einhalten.

Die Qualität der Stammdaten, das heißt der grundlegenden Daten über Lieferanten, Produkte und Kunden, ist entscheidend für die Einhaltung dieser Vorschriften. Sie ermöglichen es Unternehmen, Risiken zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen.

In diesem Beitrag betrachten wir die Bedeutung des Lieferkettengesetzes und die zentrale Rolle des Stammdatenmanagements

Die Bedeutung des Lieferkettengesetzes

Ab 2024 gilt das Lieferkettengesetz für Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten. Das Gesetz soll die Achtung der Menschenrechte und den Schutz der Umwelt in globalen Lieferketten stärken. Unternehmen werden verpflichtet, Risiken in ihren Lieferketten zu identifizieren und Maßnahmen zur Verhinderung von Menschenrechts- und Umweltverstößen zu ergreifen. Dazu gehören die Einführung eines Risikomanagementsystems, regelmäßige Risikoanalysen, Präventionsmaßnahmen sowie Berichts- und Dokumentationspflichten.

Sie müssen ebenso überprüfen und sicherstellen, dass alle Partner die vorgeschriebenen Standards einhalten. Dies erfordert ein umfangreiches Datenmanagement und Kommunikationsprozesse. Bei Nichteinhaltung drohen Bußgelder von bis zu 8 Millionen Euro oder bis zu 2% des Jahresumsatzes sowie mögliche Ausschlüsse von öffentlichen Aufträgen. Automatisierte Lösungen für das Stammdatenmanagement können helfen, diese Herausforderungen effizient zu bewältigen.

Rolle des Stammdatenmanagements in der Lieferkettensorgfalt

Stammdatenmanagement umfasst die Verwaltung der grundlegenden Daten eines Unternehmens, die sich auf Lieferanten, Produkte und Kunden beziehen. Diese Daten sind die Basis für Transparenz und somit sind sie entscheidend für die täglichen Geschäftsprozesse und strategischen Entscheidungen.

Ein effektives Stammdatenmanagement ist für die Einhaltung des Lieferkettengesetzes von wesentlicher Bedeutung. Es ermöglicht Unternehmen, genaue und aktuelle Informationen über ihre Lieferanten und Geschäftspartner zu verwalten, was die Identifizierung und Bewertung von Risiken erleichtert. Durch die Bereitstellung zuverlässiger Daten können Unternehmen ihren Sorgfaltspflichten angemessen nachkommen und umfassende Berichte erstellen.

Automatisiertes Stammdatenmanagement für Compliance

Durch den Einsatz spezieller Softwarelösungen für das Stammdatenmanagement wird die Erfassung, Pflege und Verwaltung von Stammdaten effizienter erledigt und die Fehlerquote reduziert. Diese Automatisierung stellt sicher, dass die Daten stets korrekt, konsistent und aktuell sind.

Die Vorteile der Automatisierung sind vielfältig: Durch die Implementierung von Validierungsregeln und die automatische Befüllung von Feldern nach vordefinierten Regeln wird der manuelle Aufwand erheblich reduziert. Dies beschleunigt die Datenerfassung und -pflege und ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Compliance-Anforderungen. Gleichzeitig minimiert die Automatisierung menschliche Fehler und stellt sicher, dass die Daten genau und zuverlässig sind. Dies ist entscheidend für eine genaue Risikobewertung und Berichterstattung.

zetVisions-Softwarefunktionen zur Unterstützung der Lieferkettengesetz-Konformität

SPoT ist das SAP-zertifizierte Add-On für das Stammdatenmanagement von zetVisions und bietet maßgeschneiderte Lösungen für die flexible und effiziente Verwaltung von Stammdaten.

Business Partner Stammdaten: Die lückenlose Erfassung von Lieferanten- und Kundenstammdaten ermöglicht eine bessere Koordination und Verfolgung der Materialflüsse entlang der Lieferkette. Eine optimierte und transparente Lieferkette trägt dazu bei, dass Unternehmen ihren Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettengesetz effizienter nachkommen können, indem sie schneller auf potenzielle Risiken reagieren und sicherstellen, dass alle Partner die festgelegten Standards einhalten.

Änderungshistorie: Alle Änderungen an den Stammdaten werden in einer Historie gespeichert und sind somit jederzeit nachvollziehbar, was die Transparenz deutlich erhöht.

Dokumentenmanagement: Entsprechende Dokumente zu den Compliance-Anforderungen können direkt im Lieferantendatensatz abgelegt werden. Dies ermöglicht einen schnellen und einfachen Zugriff auf alle relevanten Dokumente und verbessert die Effizienz und Reaktionsfähigkeit bei der Erfüllung der Sorgfaltspflicht.

Risikobewertung: Integrierte Tools zur Risikobewertung helfen, mögliche Menschenrechts- und Umweltverstöße in der Lieferkette frühzeitig zu erkennen. So prüft der SCHUFA-ComplianceService, ob mit dem jeweiligen Geschäftspartner überhaupt Geschäfte getätigt werden dürfen. Er prüft zum Beispiel internationale Sanktions- und PEP-Listen, Black & Watch-Listen sowie Länderrisikolisten - direkt bei der Datenerfassung.

Berichterstattung: Umfangreiche Reportingfunktionen unterstützen Unternehmen bei der Erstellung detaillierter Berichte über die Einhaltung der Sorgfaltspflichten. Mit wenigen Mausklicks können individuelle Berichtsvorlagen erstellt werden und ein Export nach Microsoft Excel ist möglich. Diese Berichte sind notwendig, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und Transparenz gegenüber Behörden und Stakeholdern zu gewährleisten.

Dublettenprüfung und -bereinigung: Durch die Erkennung und Entfernung doppelter Datensätze verbessert die Software die Datenqualität erheblich. Dies ist wichtig, um zuverlässige Informationen für Risikoanalysen und Berichte zu erhalten, die für die Einhaltung der Vorschriften erforderlich sind.

Integration mit SAP: Die zetVisions-Software ist für die Stammdatenpflege in der SAP Cloud Private Edition, Release 2023 zertifiziert und bietet eine nahtlose Integration in bestehende SAP-Systeme. Diese Integration gewährleistet Datenkonsistenz über alle Plattformen hinweg, was für eine präzise und verlässliche Compliance-Berichterstattung und Risikobewertung entscheidend ist.

Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive und benutzerfreundliche Software erleichtert die Implementierung und Anwendung im Unternehmen. Dies unterstützt eine schnelle und effiziente Umsetzung der erforderlichen Compliance-Maßnahmen.

Support und Schulungen: zetVisions bietet umfassenden Support und Schulungen an, damit die Kunden die Software optimal nutzen können. Schulungen stellen sicher, dass die Anwender über die neuesten Best Practices informiert sind und die Anforderungen des Lieferkettengesetzes effizient erfüllen können.

Diese Funktionen und Features der zetVisions SPoT-Software ermöglichen es Unternehmen, die Anforderungen des Lieferkettengesetzes effizient und präzise zu erfüllen und gleichzeitig die Datenqualität und operative Effizienz zu steigern.

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Vorbereitung auf zukünftige Anforderungen und Gesetzesänderungen

Mit Blick auf das kommende EU-Lieferkettengesetz (Corporate Sustainability Due Diligence Directive, CSDDD), das ab 2032 vollumfänglich gelten wird, können Unternehmen bereits jetzt die Weichen stellen, um diesen erweiterten Anforderungen gerecht zu werden. Die CSDDD wird Unternehmen dazu verpflichten, soziale und ökologische Auswirkungen entlang ihrer gesamten Wertschöpfungskette proaktiv zu überwachen und Maßnahmen zu ergreifen. Durch die Implementierung zuverlässiger Stammdatenmanagement-Systeme können Unternehmen sicherstellen, dass sie gut gerüstet sind, um die komplexen Anforderungen der CSDDD zu erfüllen.

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Anerkennung: Vielen Dank an Doris Hardt-Beischl, Strategic Account Manager, für die wertvolle Mitarbeit an diesem Blogartikel.