Migration auf SAP S4HANA – von Beginn an saubere Stammdaten

Die Implementierung von S/4HANA ist beschlossene Sache – die Einführung steht an. Das richtige Vorgehen entscheidet nun über Erfolg oder Misserfolg. Welche Vorarbeiten sind für die erfolgreiche Migration der Stammdaten nach SAP S/4 erforderlich? Wir empfehlen ein Vorgehen in vier Schritten.

Unternehmen, die sich für die Implementierung von SAP S/4HANA für das Stammdatenmanagement entschieden haben, stehen vor einer Herausforderung: Wie jeder Release-Wechsel ist auch der Umstieg auf SAP S/4HANA damit verbunden, dass die Stammdaten der bisherigen Datenbank korrekt aus dem alten ERP System exportiert und in das neue System importiert werden müssen. Hierzu zählen unter anderem Kreditoren-, Debitoren- und die Materialstammdaten. Debitoren und Kreditoren werden dabei besondere Aufmerksamkeit gewidmet, da diese in SAP S/4HANA durch den Geschäftspartner ersetzt werden. Aber auch grundsätzlich ist die Migration der Stammdaten beim Umstieg auf SAP S/4HANA mit besonderen Herausforderungen verbunden, da SAP nicht nur die Tabellen bzw. Strukturen für diese beiden Standardobjekte geändert hat.

Auch wenn SAP eine Simplification List für die möglichst reibungslose Umstellung auf SAP S/4HANA bereitstellt, ist die Datenmigration keine zu unterschätzende Aufgabe – auch in Bezug auf die Menge der Datensätze, welche die Basis der Geschäftsprozesse bilden und je nach Unternehmenstyp und -größe beachtlich sein kann. Grundvoraussetzung ist also, dass die Datenmigration fehlerfrei und vollständig erfolgt.

Zugleich birgt diese Aufgabe aber auch die Chance, die Datenqualität zu optimieren und Prozesse schlanker zu gestalten, sodass sie von Anfang an effizient mit dem neuen System arbeiten können. Denn häufig sind Stammdaten im Allgemeinen nicht perfekt gepflegt. Hierzu bietet sich der Einsatz einer Software zur Analyse und Modellierung von Prozessen, wie die des Anbieters Engage Process an. Der cloudbasierte Ansatz sorgt dabei für den schnellen Einstieg in die Analyse der bisherigen Prozesse und die grafische Modellierung der Sollprozesse. Mit Fokus auf die Daten sollte das Ziel sein, sich vorab von Altlasten zu trennen und nur korrekte, vollständige und redundanzfreie Daten zu in das SAP ERP System zu übertragen. Das kann sich auch positiv auf den Migrationsaufwand auswirken, denn je mehr obsolete Lieferanten-, Kunden- und Materialstammdaten in SAP S/4HANA übernommen werden, desto mehr Kosten und Ressourcen werden später für die Migration benötigt.

Welche Vorarbeiten sind für die erfolgreiche Migration der Stammdaten nach SAP S/4 erforderlich? Wir empfehlen ein Vorgehen in vier Schritten:

1. Datenanalyse – SAP R3 unter die Haube schauen

Bevor es an die Optimierung der Daten geht, ist es essentiell, eine Bestandsaufnahme machen. Mangelnde Kenntnis der eigenen Daten und Prozesse ist einer der häufigsten Gründe für Mehrkosten und Zeitüberschreitungen in Migrationsprojekten. Verschafft man sich einen Überblick über Quantität und Qualität der Stammdaten, kann der gesamte Migrationsaufwand korrekt eingeschätzt werden. So sollte man kritisch überprüfen, welche Daten überhaupt noch benötigt werden. Womöglich gibt es Daten, die nicht mehr gültig sind oder mit denen im neuen System nicht mehr aktiv gearbeitet wird.

Schaut man sich die Geschäftsprozesse an, sollte schnell deutlich werden, was noch relevant ist. Hier besteht die Chance, sich von unnötigem Ballast zu trennen und das neue System von vornherein sauber von Altlasten zu halten. Statt also blind zu migrieren, können nicht mehr benötigte Stammdaten, archiviert werden, sofern sie aufgrund gesetzlicher Vorgaben nicht gelöscht werden dürfen. Hierzu kann es hilfreich sein, sich professionelle Hilfe ins Haus zu holen. So bietet beispielsweise der SAP Komplettdienstleister msg mit der cloudbasierten Lösung msgFIT die Möglichkeit einer automatisierter Gesamtanalyse, die die Nutzung der Systeme durch die User, Berechtigungen, Lizenz-Zuordnung und Entwicklung komplett zu untersuchen und Optimierungspotentiale aufzuzeigen.

Eine häufig auftretende Fehlerquelle in den bereits erwähnten Stammdaten sind Dubletten. Hier gilt es zu definieren, wann Datensätze als Dubletten gelten. Wie geht man mit zwei Datensätzen um, die identisch sind, sich aber in der Schreibweise, Bezeichnung oder der Adresse unterscheiden? Um Dubletten zu identifizieren, muss also festgelegt werden, bis zu welchem Grad zwei Datensätze übereinstimmen müssen, damit sie als Dubletten gelten. Dies kann zum Beispiel beim Debitor/Kreditor anhand der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder beim Material mittels Materialbezeichnung, Herstellerteilenummer oder spezifischen Merkmalen erfolgen. Auch die Gründe, warum Dubletten entstehen, sollte man beleuchten. Haben zu viele Mitarbeiter einen Schreibzugriff auf das SAP ERP System, kann dies die doppelte Anlage von Datensätzen begünstigen. Es lohnt sich also, genau zu definieren, wer tatsächlich einen Zugriff benötigt und wer dabei welche Berechtigung haben muss.

Unvollständige Daten sind ein weiteres Problem, das häufig auftritt. Darüber hinaus werden Felder oftmals nicht konsistent gepflegt. Auch werden diese in vielen Fällen nicht für ihren vorgesehenen Zweck verwendet, sondern für unterschiedliche Informationen genutzt. Dadurch entsteht eine inkonsistente Datenquelle, die Probleme im Stammdatenmanagement mit sich bringen kann. Hier kann es hilfreich sein, auf Tools zu setzen, die es ermöglichen, den Datenbestand über flexibel definierbare Validierungsregeln auf solche Inkonsistenzen zu überprüfen. Ein mögliches Tool ist der zetVisions Data Quality Analyzer.

Einen weiteren Aspekt, den man in die Analyse einbeziehen sollte, sind Unterschiede zwischen Alt- und Neusystem. Wie bereits angesprochen, bringt SAP S/4HANA einige Veränderungen mit sich. Eventuell gibt es Änderungen in bei bestehenden Prozessen oder die Länge bestimmter Eingabefelder weist Unterschiede auf, sodass Inhalte bei der Migration evtl. abgeschnitten werden könnten. Auch diese Diskrepanzen und Lösungsansätze sollten Bestandteil der Analyse sein.

2. Datenbereinigung – Basis für den sauberen Start in SAP S/4HANA

Quantität und Qualität der ERP Daten sind nun bekannt und es folgt der nächste Schritt auf dem Weg zur Datenmigration nach SAP S/4HANA: die Bereinigung der Stammdaten. Neben dem Löschen von nicht mehr benötigten Datensätzen, wie Dubletten, geht es auch darum, unvollständige Datensätze zu ergänzen und zu vervollständigen, damit mit diesen effizient im neuen System gearbeitet werden kann.

Kardinalfrage ist, wie die Bereinigung und Datenanreicherung durchgeführt werden soll. Natürlich kann sie auf manuellem Weg geschehen, doch dieser hat den großen Nachteil, dass er extrem zeitintensiv ist. Alternativ gibt es Möglichkeiten, die Bereinigung automatisiert durchzuführen. Da das aber nicht ganz ungefährlich ist, bietet es sich in vielen Fällen an, auf einen Dienstleister, wie beispielsweise msg, zurückzugreifen. Denn bei unsachgemäßer Vorgehensweise können wichtige Daten verloren gehen.

3. Migration der Daten in SAP S/4HANA – effizient und koordiniert

Nach all der Vorarbeit ist es nun endlich so weit: die Daten können in das neue System migriert werden. Durch die vorangegangene Überprüfung und Bereinigung der zu transferierenden Daten werden alte und fehlerhafte Daten ausgeschlossen und nur hochwertige und relevante Stammdaten übernommen. Auch hier sollte vorab genau geprüft werden, auf welchem Weg die Daten in das neue System gelangen können und welche Tools und Hilfsmittel infrage kommen.

Nach abgeschlossener Datenmigration sollte unbedingt überprüft werden, ob alle Daten vollständig und korrekt übernommen wurden. Dadurch garantieren Sie eine hohe Stammdatenqualität als Grundlage Ihrer Geschäftsprozesse.

4. Ready, steady, go…

Glückwunsch! Die Stammdaten wurden erfolgreich nach SAP S/4HANA migriert und einem Start mit einer sauberen Datenbasis ohne Altlasten steht nun nichts mehr im Weg.

Damit die Effekte nicht schnell wieder verpuffen, empfiehlt es sich sicherzustellen, dass die Datenqualität konstant hoch bleibt. Nehmen Sie sich also regelmäßig Zeit für einen Qualitätscheck. Haben sich wieder Dubletten eingeschlichen? Sind Datensätze unvollständig, inkonsistent oder fehlerhaft?

Wer diese Zeit nicht selbst aufwenden möchte, kann auch hier auf Toolunterstützung zurückgreifen. Mit dem zetVisions Data Quality Analyzer werten Sie regelmäßig die Datenqualität aus.

Beurteilen Sie Ihre Datenqualität nach Bauchgefühl?

Oft ist es reine Gefühlssache, wie es um die Datenqualität in einem Unternehmen bestellt ist.

Nur allzu häufig sind es subjektive Einschätzungen ohne Fakten. Erfahren Sie mehr über unser Softwaretool zur Prüfung der Datenqualität in SAP Systemen.

In einer 30-minütigen Online-Demo zeigen wir Ihnen den zetVisions Data Quality Analyzer und wie dieser beispielhaft in die einzelnen Stammdatendomänen – Kunden/Lieferanten bzw. Geschäftspartner, Produkt- und Materialstammdaten – Einblick nimmt und auswertet.

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