Veröffentlichung im S@pport-Magazin: Das neue Zustimmungsverfahren bei TÜV Rheinland

Veröffentlicht im S@pport, Ausgabe 7-8/2020, von Monika Pürsing

Auch bei TÜV Rheinland gibt es einen Katalog von Geschäftsvorfällen, wie beispielsweise die Gründung von Gesellschaften, die der Vorstand sich zeigen lassen und genehmigen möchte. Parallel zum Zustimmungskatalog regelt bei TÜV Rheinland ein Zustimmungsverfahren, wie die Genehmigung des Vorstands einzuholen ist. An diesem Prozess sind eine ganze Reihe von Personen beteiligt, die jeweils eine bestimmte Rolle innerhalb der Matrixstruktur des Konzerns ausüben.

Es gibt Vor-Entscheider, die auf der Ebene unterhalb des Vorstands das Projekt mittragen müssen, bevor es vom Vorstand entschieden wird. Zudem gibt es verschiedene Experten, wie die Abteilungen Recht, Finanzen und Steuern, die den Vorgang fachlich bewerten. Aktuell gibt es eine höhere zweistellige Anzahl zustimmungspflichtiger Geschäftsvorfälle pro Monat. Der Prozess lief früher über eine Lotus-Notes-Datenbank, also ein reines Ablagesystem. Der Antragsteller füllte ein Word-Dokument aus, das anschließend im Umlaufverfahren bearbeitet wurde, bis alle erforderlichen Unterschriften beisammen waren. Als einziger digitaler Vorgang sind verschiedene Servicebereiche angeschrieben und um Stellungnahme gebeten worden.

Digitalisierung des Zustimmungsverfahren

Im Jahr 2017 hat der Vorstand ein neues Zustimmungsverfahren verabschiedet. Dabei bestand der Wunsch wichtiger Beteiligter wie dem Konzernvorstand, Vorstand und Group Executive Council darin, den vorhandenen Prozess vollständig zu digitalisieren und mit einem Prozessmanagement-Tool zu hinterlegen. Die Ziele: eine papierlose Dokumentation, höhere Transparenz, schnellere Genehmigungs-prozesse. Da es eine SAP-basierte Lösung sein sollte, passte die Zetvisions-Lösung zur IT-Strategie von TÜV Rheinland.

Darüber hinaus waren Daten, die für das Zustimmungsverfahren gebraucht werden, bereits in der von TÜV Rheinland für das Beteiligungsmanagement genutzten Software „Corporate Investment Manager“ – kurz CIM – vorhanden: die am Zustimmungsverfahren beteiligten Personen und ihre Konzernrolle, die Gesellschaften und deren Zuordnung zu Geschäftsbereichen und Regionen. Mithilfe dieser Informationen werden vom System die für den jeweiligen Antrag erforderlichen Beteiligten ermittelt. „Corporate Investment Manager war ein guter Startpunkt, weil dort eine Vielzahl der Informationen, die wir für den Prozess benötigen, bereits gepflegt werden“, sagt Markus Seibel, Legal Counsel bei TÜV Rheinland.

Durch die Anknüpfung an die bereits vorhandene IT-Lösung musste kein Zweitsystem neu aufgebaut werden. Auch die Themen „Berechtigungen“ und „Sichten“ spielte bei der Auswahl eine Rolle, um sicherzustellen, dass jeweils nur die am jeweiligen Prozessschritt beteiligten Personen Zugriff auf die Anträge erhalten. Zudem sollten alle Personen, die Teil des Zustimmungsverfahrens sind, langfristig die Informationen, wer für was verantwortlich ist, aus SAP OM oder SAP HCM automatisch via CIM erhalten. Dadurch sollten alle manuellen Schritte wegfallen.

Inhaltliche Anforderungen

Für das neue digitale Zustimmungsverfahren hatte TÜV Rheinland folgende inhaltliche Anforderungen definiert:

• Alle Prozessschritte werden in dem neuen IT-Tool dokumentiert.
• Der gesamte Workflow läuft vollautomatisch ab.
• Die Prozessbeteiligten werden jeweils per E-Mail über den Status eines Antrags informiert. Aus den E-Mails können Anwender direkt in den jeweiligen Prozessschritt navigieren.
• Das Programm lässt sich ohne SAP-und CIM-Kenntnisse bedienen.

Der Prozess startet mit einem antragspflichtigen Geschäftsvorfall gemäß dem Zustimmungskatalog von TÜV Rheinland. Alle Mitarbeiter von TÜV Rheinland weltweit können Anträge stellen. Zunächst füllen sie über eine konzerninterne App im Mitarbeiterportal das Antragsformular aus. Dabei können sie wesentliche Information übeDropdown-Menüs auswählen. Sobald der Antrag fertig ist, ermittelt das System automatisch die an diesem Antrag beteiligten Personen. Dies geschieht anhand der Daten der Gesellschaft, die den Antrag stellt, sowie der Rolle, Position und dem Unternehmensbereich oder der Region, der der Antragsteller angehört.

Das System navigiert daraufhin automatisch in einen ersten Prozessschritt, eine Eingangskontrolle durch einen Bereichsleiter oder Regionalvorstand, der den Antrag grundsätzlich freigibt – das ist der sogenannte „Pre-Approver“. Diese Person wird per E-Mail über seine Aufgabe informiert. Die automatisierte E-Mail enthält den Prozessschritt, die Antragsnummer und die konkrete Aufgabe. Über einen Link in der E-Mail kann sie direkt zu der Aufgabe navigieren.

Schritt für Schritt zur Entscheidung

Im nächsten Schritt werden Expertenstellungnahmen eingeholt. Auch das geschieht automatisch; der Expertenkreis ist für jeden der zustimmungspflichtigen Geschäftsvorfälle vordefiniert. Das System weiß, wer die je nach Geschäftsvorfall einzubindenden Experten sind. Sobald die Stellungnahmen vorliegen, geht der Antrag an den Pre-Approver zurück, der die Möglichkeit hat, eine neue Bewertung des Vorgangs auf Grundlage der Stellungnahmen vorzunehmen. Entscheidet der Pre-Approver, das Projekt weiterhin durchzuführen, folgen weitere Projektschritte bis zur Entscheidung durch den Vorstand. Diese kann direkt im System im Rahmen eines Umlaufverfahrens erfolgen oder durch Stimmabgabe über das Tool. „Es gilt das Motto ‚keine E-Mail, keine Arbeit‘. Das gilt für jede am Prozess beteiligte Person. Nur war eine E-Mail bekommt, ist für die nächste Aufgabe, den nächsten Prozessschritt eingebunden“, erläutert Jürgen Blumhofer, Leiter Zentrales Beteiligungsmanagement bei TÜV Rheinland. Mit dem neuen Zustimmungsverfahren wurde auch ein passendes Dashboard erstellt.

Alle Prozessbeteiligten sehen nun jederzeit per Mausklick alle Informationen darüber, welchen Status die Zustimmungsanträge, an denen sie beteiligt sind, aktuell haben. Wer hat welche Stellungnahme abgeben? Wo liegt der Antrag zurzeit? Alle Informationen sind digital verfügbar. Das bedeutet einen erheblichen** Zuwachs an Transparenz**. Zudem ist das neue Zustimmungsverfahren deutlich schneller als früher. Mit dem neuen Zustimmungsverfahren hat TÜV Rheinland einen digitalen Genehmigungsprozess entwickelt, für den sich inzwischen auch branchenübergreifend weitere Unternehmen interessieren.

Überzeugungsarbeit und Schulungen

Die Einführung neuer interner Prozesse verlangt Überzeugungsarbeit – und ein offenes Ohr. Die Prozessbeteiligten müssen einbezogen, ihre Bedenken und Bedürfnisse berücksichtigt werden. Dazu hat TÜV Rheinland vor dem Rollout eine intensive Testphase durchgeführt. Die Beteiligten konnten währenddessen die ihnen fehlenden Punkte und sonstige Verbesserungsvorschläge aufgeben. Nachdem die wesentlichen Wünsche integriert waren, konnte TÜV Rheinland mit einer Lösung an den Start gehen, die von den Prozessteilnehmern mitgetragen wird.

Seit der Einführung Mitte Oktober 2018 wird der neue Prozess durch ein enges Monitoring begleitet. In der Einführungsphase bis Januar 2019 gab es durchschnittlich mindestens 50 „First Level Support“-Anfragen am Tag. Die wenigsten davon betrafen IT-Themen, vorrangig ging es um den Prozess selbst und die vollzogenen Änderungen. Bis heute seien die Anfragen nahezu vollständig zurückgegangen. „Wir können also sagen: Das Tool läuft“, resümiert Blumhofer. „Wichtig war, die Prozessteilnehmer vernünftig abzuholen. Wir haben mit allen wesentlichen Prozessteilnehmern individuelle Coachings gemacht, insgesamt 70 bis 80 Trainingssessions”, ergänzt Seibel.