Gesetzliches Meldewesen im Beteiligungsmanagement – Ziel ist die Automatisierung

Beteiligungsmanagement ist für viele Unternehmen ein zentrales Thema, das weit über den bloßen Besitz von Anteilen hinausgeht. Ein oft vernachlässigter, aber entscheidender Aspekt des Beteiligungsmanagements sind die Meldepflichten. Diese gesetzlichen Anforderungen stellen sicher, dass Beteiligungsstrukturen und -transaktionen transparent sind und den geltenden Vorschriften entsprechen.

Meldepflichten im Beteiligungsmanagement

Meldepflichten sind gesetzliche Vorschriften, die Unternehmen verpflichten, bestimmte Informationen über ihre Beteiligungen zu veröffentlichen oder den zuständigen Aufsichtsbehörden mitzuteilen. Die Bedeutung der Berichtspflichten kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Sie dienen dazu:

• Transparenz zu gewährleisten: Investoren, Stakeholder und Regulierungsbehörden können so ein klares Bild über die Beteiligungsstrukturen eines Unternehmens erhalten.
• Marktintegrität zu sichern: Durch die Einhaltung von Meldepflichten wird sichergestellt, dass alle Marktteilnehmer gleichberechtigten Zugang zu wichtigen Informationen haben.
• Regulatorische Compliance zu erfüllen: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist nicht nur eine Frage der Integrität, sondern schützt Unternehmen auch vor rechtlichen Konsequenzen.

Die Nichtbeachtung von Meldepflichten kann schwerwiegende Folgen haben: Bei Verstößen können Bußgelder verhängt werden und eine Nichtbeachtung kann zu einem Vertrauensverlust bei Investoren, Kunden und anderen Stakeholdern führen. Je nach Schwere des Verstoßes können rechtliche Schritte eingeleitet werden, die von zivilrechtlichen Klagen bis hin zu strafrechtlicher Verfolgung reichen können.

Angesichts komplexer Beteiligungsstrukturen und sich ändernder regulatorischer Anforderungen wird die Automatisierung der Meldepflichten immer wichtiger. Moderne Softwarelösungen ermöglichen eine präzise und fristgerechte Berichterstattung, die über API-Schnittstellen direkt an die Finanzverwaltung übermittelt werden kann. Diese effiziente und fehlerminimierende Methode spart Zeit und Ressourcen und hilft Unternehmen, stets den aktuellen Vorschriften zu entsprechen.

Effizienzsteigerung durch Softwarelösungen

Die Einhaltung von Meldepflichten im Beteiligungsmanagement stellt Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen. Manuelle Prozesse sind zeitaufwendig und fehleranfällig, was die Einhaltung der ständig wechselnden regulatorischen Anforderungen erschwert. Die Notwendigkeit, jede Transaktion zu überwachen, zu dokumentieren und zu melden, beansprucht umfangreiche Ressourcen, insbesondere bei komplexen Beteiligungsstrukturen.

Moderne Softwarelösungen bieten hier eine effiziente und effektive Antwort. Sie ermöglichen eine präzise Datenerfassung, -verarbeitung und -übermittlung und stellen durch automatisierte Generierung von Berichten sowie integrierte Compliance-Checks die Einhaltung aktueller Vorschriften sicher. Die Automatisierung reduziert den Zeitaufwand und minimiert menschliche Fehler. Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass Fristen eingehalten und Meldepflichten nicht versäumt werden.

Funktionen einer Softwarelösung

Softwarelösungen im Bereich des Beteiligungsmanagements bieten zahlreiche Funktionen an, die speziell darauf ausgerichtet sind, Unternehmen bei der effizienten und konformen Erfüllung ihrer Berichtspflichten zu unterstützen.

Automatische Erstellung von Berichten und gesetzlichen Meldungen: Eine der grundlegenden Funktionen moderner Softwarelösungen ist die automatische Generierung von Berichten. Durch das Einspeisen von Daten aus verschiedenen Quellen – wie Finanzsystemen oder Datenbanken – können diese Systeme Berichte und gesetzliche Meldungen auf der Grundlage von vordefinierten Eingabeparametern erstellen.

Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen: Die Einhaltung von Fristen ist in der Welt der Meldepflichten von entscheidender Bedeutung. Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen stellen sicher, dass keine Termine oder Fristen versäumt werden, indem sie die Benutzer proaktiv über anstehende Aufgaben, ausstehende Meldungen oder erforderliche Aktualisierungen informieren.

Automatische Aktualisierung für Compliance: Unsere Formulare werden kontinuierlich an regulatorische Änderungen angepasst, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Unsere Kunden profitieren so von präzisen, effizienten und konformen Meldungen, die Compliance-Risiken reduzieren.

Reporting und Analysetools für die Unternehmensführung: Über die Compliance hinaus bieten moderne Softwarelösungen auch robuste Reporting- und Analysetools. Diese ermöglichen es dem Management, sich einen klaren Überblick über die Beteiligungsstruktur zu verschaffen, Trends zu erkennen, Risiken zu bewerten und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage genauer und aktueller Daten zu treffen.

Lesen Sie mehr über die Vorteile eines IT-gestützten Beteiligungsmanagements.

Praktische Anwendung und Integration

Die Relevanz und der Nutzen von Softwarelösungen für das Beteiligungsmanagement lassen sich am besten durch reale oder hypothetische Anwendungsbeispiele veranschaulichen.

Stellen Sie sich ein globales Unternehmen vor, das in mehreren Ländern tätig ist und eine Vielzahl von Beteiligungen besitzt. Ohne eine automatisierte Lösung müsste das Unternehmen jeden Monat Hunderte von Stunden investieren, um sicherzustellen, dass alle Meldepflichten erfüllt werden. Hier einige Beispiele von Meldepflichten:

• Beteiligungsanzeigen KWG (Kreditwesengesetz) Aktivische Beteiligungsanzeigen Passivische Beteiligungsanzeigen Nebentätigkeitsmeldungen

• Elektronische Einreichung von Beteiligungsanzeigen (BAKISB): Eine digitale Lösung, die den Prozess der Abgabe von Beteiligungsmeldungen vereinfacht. Die Bundesbank-Schnittstelle ermöglicht den meldepflichtigen Kredit- und Finanzdienstleistungsinstituten sowie den beauftragten Rechenzentralen und IT-Dienstleistern, bankaufsichtsrechtliche Meldungen in elektronischer Form an die Bundesbank zu übermitteln. Die Schnittstelle wurde von zetVisions in Zusammenarbeit mit der Deutschen Bundesbank entwickelt.

• Meldung § 64 AWV (Vermögen von Inländern im Ausland, K3-Meldung): Die Meldung nach § 64 AWV erfolgt vollautomatisch mit dem Vordruck K3. Die Meldungen werden im XML-Format der Deutschen Bundesbank erstellt und können über das ExtraNet der Bundesbank eingereicht werden.

• Meldung § 138 Abs. 2 AO (Mitteilung über Auslandsbeziehungen): Offenlegungspflicht für Unternehmen, die wirtschaftliche Beziehungen zu ausländischen Unternehmen unterhalten. Mitteilungen nach § 138 Abs. 2 AO sind ab dem 1. März 2023 grundsätzlich nur noch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmten Schnittstellen zu erstatten und können elektronisch im amtlich vorgeschriebenen XML-Format über den ELSTER Rich Client (ERiC) direkt an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

• Meldung § 138a AO (Country-by-Country Reporting) Die Meldung nach § 138a AO verpflichtet multinationale Konzerne in Deutschland, detaillierte länderbezogene Berichte über ihre weltweiten Geschäftsaktivitäten zu erstellen. Ziel dieser Regelung ist es, die Transparenz in der internationalen Steuerpraxis zu fördern und Steuerhinterziehung zu bekämpfen. Die Berichte, die wichtige Finanz- und Steuerdaten enthalten, werden an das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt.

• Anteilsbesitzliste HGB/IFRS: Eine Liste, die alle Beteiligungen eines Unternehmens entsprechend der Handels- und Finanzstandards auflistet.

Ein fiktives Beispiel

Die ABC GmbH, ein internationales Unternehmen mit Sitz in Deutschland, ist in mehr als 20 Ländern tätig und besitzt mehrere Tochtergesellschaften und Joint Ventures. In der Vergangenheit wurden aufgrund der Komplexität des Portfolios mehrere Meldetermine versäumt.

Mit der Einführung der Beteiligungsmanagement-Software von zetVisions wurden diese Probleme gelöst. Die Software ist in der Lage, alle relevanten Daten automatisch zu erfassen und auszuwerten. Das Ausfüllen von 200 - 300 Formularseiten entfällt und die Bearbeitungszeit reduziert sich um 50 %. Alle Meldungen, Anzeigen und Berichte werden pünktlich und fehlerfrei erstellt. Die Erfüllung der Compliance-Anforderungen stärkt das Vertrauen der Stakeholder in das Management der ABC GmbH.

Autor: Isabel Torres, Digital Marketing Manager, in Zusammenarbeit mit:

Sarah Schmidt, Senior Consultant, und Jessica Chin, Consultant Pressales & Customer Success.