IT-gestütztes Beteiligungsmanagement

Beteiligungscontrolling ist heute mehr als die Konsolidierung von Tochtergesellschaften in die Konzernbilanz. Es dient als Entscheidungs- und Führungsinstrument der Unternehmensleitung und umfasst die ergebnisorientierte Planung, Steuerung und Überwachung der Unternehmensbeteiligungen.

Komplexe Aufgaben im Beteiligungsmanagement

Im Beteiligungsmanagement werden alle strategischen, operativen und verwaltenden Aufgaben zusammengefasst, die eine Unternehmensgruppe im direkten Umfeld ihrer Beteiligungen zu erfüllen hat. Damit sind Aufgaben der Verwaltung, des Controlling und der Steuerung unter drei inhaltlichen Aspekten gemeint: die Erfüllung der rechtlichen Pflichten (gesetzliches Meldewesen), die Unterstützung der täglichen Arbeit und die wertorientierte Steuerung des Beteiligungsportfolios. Die Bedeutung des Beteiligungsmanagements wächst kontinuierlich, wie die folgende Abbildung zeigt:

IT-Lösung adressiert Probleme mit Unternehmensdaten

Um die Aufgaben im Beteiligungsmanagement wirksam lösen zu können, sind verlässliche Daten unumgänglich. Viele Unternehmen kämpfen jedoch mit einer fehlerhaften und redundanten Datenhaltung von Beteiligungsinformationen. Die damit verbundenen Probleme werden in professionellen Beteiligungsmanagement-Lösungen durch entsprechende konzeptionelle Grundlagen adressiert und gelöst:

• Optimierte Datenerfassung: Eine eindeutige Zuordnung von Verantwortungsbereichen mit ausgefeilter Zugriffssteuerung auf die Daten mit Hilfe eines detaillierten Berechtigungskonzepts ist für die Datenqualität von grundlegender Bedeutung. So können Datenänderungen jeweils genau einer Person oder einem bestimmten Personenkreis zugeordnet werden. Die dezentrale Datenpflege wird durch zentrale Freigabeprozesse ergänzt.
• Stichtagsbezogenheit und Historie: Um die Aktualität der Daten zu gewährleisten, ist es für ein Unternehmen wichtig, neben der eigentlichen Datenänderung Informationen über das Datum der Änderung bereitzustellen. Alle eingegebenen oder geänderten Werte müssen unter Angabe eines Stichtags beziehungsweise eines rechtlichen Wirksamkeitsdatum gespeichert werden. Nur so können später Auswertungen der Daten zu bestimmten Zeitpunkten in der Vergangenheit, der Gegenwart oder der Zukunft vorgenommen werden.
• Rechtsformabhängigkeit: Je nach Rechtsform sind verschiedene Transaktionen möglich: So können natürlich nur bei einer AG neue Aktien ausgegeben werden und die Mandate Aufsichtsrat und Vorstand besetzt werden. Auch unterscheiden sich die Meldepflichten je nach Rechtsform.
• Einheitliche Datenbasis: Übergeordnetes Ziel ist die Schaffung eines einheitlichen Datenpools aller beteiligungsrelevanten Informationen einer Unternehmensgruppe. Nur durch diesen „Golden Record“, die eine Wahrheit ist eine zügige abteilungsübergreifende Informationsbereitstellung von qualitativ einheitlichen Daten zu gewährleisten.

Compliance-Anforderungen gerecht werden

Zugleich helfen die vier Prinzipien dabei, die Compliance durch Prüfungen hinsichtlich der Datenkonsistenz und der Erfüllung rechtlicher Vorgaben und unternehmensinterner Richtlinien zu verbessern und insgesamt die Einhaltung von Compliance-, Corporate Governance-Kodex- und interner Richtlinien wirkungsvoll zu unterstützen.

So geht es in der Beteiligungsverwaltung um Fragen der Mandatsbesetzung, des gesetzlichen Meldewesens und der Erfüllung von Berichtspflichten gegenüber Aufsichtsbehörden. Auch die Unterstützung bei der Erfüllung aktueller Revisions- und Compliance-Standards auf nicht-gesetzlicher Basis ist hier zu verankern. Dabei sind folgende Fragestellungen relevant:

• Welche Unternehmen gehören zur Unternehmensgruppe? Seit wann?
• Wie hat sich das Portfolio verändert?
• Wer ist in welchem Organ gerade Mandatsträger - und wie lange noch?

In dynamischen Konzernen sind diese Fragen nicht so einfach zu beantworten. Mit Hilfe einer Beteiligungsmanagement-Standardsoftware werden übersichtliche Darstellungen komplexer Unternehmensgruppen möglich. Durch die systematische Erfassung aller Personen, Mandatsträger und rechtlichen Einheiten steht ein homogener, vielfältig nutzbarer Informationspool zur Verfügung. Gesetzliche Meldepflichten können einfacher, zuverlässiger und kostengünstiger erfüllt werden.

Gesetzliche Meldepflichten erfüllen – ein Beispiel

Unternehmen unterliegen einer Reihe von gesetzlich geregelten Meldepflichten, etwa nach der Außenwirtschaftsverordnung, dem Transparenzregister, dem Wertpapierhandelsgesetz oder den vielfältigen Vorschriften im Rahmen des Jahresabschlusses.

Für komplex strukturierte Unternehmensgruppen eine organisatorische Herausforderung. Das folgende Beispiel illustriert dies anhand der Meldung nach der Außenwirtschaftsverordnung.

Die Deutsche Bundesbank fordert nach der Außenwirtschaftsverordnung statistische Informationen von den Unternehmen. Eine der wichtigsten und aufwändigsten Meldungen ist die Meldung nach § 64 AWV K3; sie erfasst das Vermögen gebietsansässiger (also in Deutschland beheimateter Unternehmen) in fremden Wirtschaftsgebieten. Auf Grundlage dieser Meldung werden statistische Informationen über die Höhe und die Struktur der deutschen Direktinvestitionen im Ausland errechnet. Die Meldung ist einmal jährlich an die Bundesbank abzugeben. Die Unternehmen haben eine Frist bis zu sechs Monaten nach ihrem Bilanzstichtag (letzter Werktag). Meldepflichtig sind gebietsansässige Unternehmen und Personen, die zehn Prozent oder mehr Anteile oder Kontrollrechte an einem Unternehmen im Ausland direkt oder indirekt halten und das betroffene ausländische Unternehmen eine Bilanzsumme von mehr als drei Millionen Euro ausweist. Zweigniederlassungen und permanente Betriebsstätten im Ausland fallen ebenfalls unter die Meldepflicht, wenn das Betriebsvermögen über drei Millionen Euro beträgt.

Die Meldung stellt an die Unternehmen eine besondere Anforderung, weil sie zwei an sich getrennte Informationsarten vereint. So wird auf dem ersten Blatt des Meldeformulars eine Liste aller gebietsfremden Unternehmen mit Sitz und Land angegeben. Es handelt sich also um reine Stammdaten. Auf dem zweiten Blatt, das in der Praxis ebenso wie das erste oft Dutzende von Seiten umfasst, müssen dagegen Finanzkennzahlen gemeldet werden. Dabei handelt es sich vornehmlich um einzelne Bilanzpositionen, die pro gebietsfremden Unternehmen sowie dem mittelbar und unmittelbar Beteiligten erfasst werden müssen.

Die Erstellung der Meldung ist für komplexe Beteiligungsstrukturen sehr aufwändig. Alleine die korrekte und vollständige Benennung der Unternehmen, die die genannten Kriterien erfüllen, fällt oft nicht leicht. Dazu kommt die Schwierigkeit, die geforderten Kennzahlen rechtzeitig vorzuhalten. Hier nach Recht und Gesetz vorzugehen und die Meldepflicht vollständig zu erfüllen, ist – zumindest bei global agierenden, verflochtenen Unternehmen – ohne eine entsprechende IT-Unterstützung über ein spezialisiertes Beteiligungsmanagement-System nicht zu leisten.

Lesen dazu den weiterführenden Blogartikel "Gesetzliches Meldewesen im Beteiligungsmanagement - Ziel ist die Automatisierung".

Die folgende Abbildung zeigt zusammenfassend den Nutzen eines professionellen und IT-gestützten Beteiligungsmanagement: