Volkswagen AG
Mehr Effizienz im Beteiligungsmanagement
Das Beteiligungsportfolio des Volkswagen Konzerns umfasst ca. 1.500 aktive Beteiligungen dazu rund 1.300 inaktive „historische“ Beteiligungen und 1.100 externe Gesellschaften mit Beteiligungsrelevanz.
Zu den fast 4.000 Gesellschaften muss das Beteiligungsmanagement noch den Überblick über 750 Vereine/Verbände, 300 Berichtseinheiten und 3.300 Wirtschaftsprüfungsgesellschaften behalten.
Die einheitliche Datenhaltung und ‐pflege in einer Anwendung mit allen relevanten Inhalten ist deshalb ein echter Wertschöpfungsfaktor. Die Beteiligungsmanagement-Software zetVisions CIM mit ihren auf die Bedarfe der Volkswagen AG angepassten Module reduziert den Aufwand, minimiert Fehlerquellen und schafft höchste Transparenz. Dazu werden manuelle Arbeitsschritte, wie E‐Mail‐Kommunikation und Dokumente als Anlagen, durch systemgestützte, workflowbasierte Prozesse ersetzt.
„Seit der Einführung von zetVisions CIM vermeiden wir durch weniger manuelle Abgleiche Übertragungsfehler und erzielen eine enorme Aufwandsminimierung.“
Matthias Bredow Group Legal Konzernkoordination Volkswagen AG
Die Herausforderung
Die VW AG arbeitete seit den 1990er Jahren mit dem Beteiligungsinformationssystem „Betis“ – einer selbst entwickelte Oracle‐Datenbank. Allerdings waren bei den am Prozess des Beteiligungsmanagements und der Pflege der Gesellschaftsdaten beteiligten Bereiche die Berichtslinien nicht immer eindeutig: Es gab keine bereichsübergreifenden Zuständigkeiten, keine einheitlichen Ansprechpartner für die Gründung, den Erwerb oder die Änderung von Gesellschaften.
Daten wurden mehrfach gepflegt, vorgehalten und genutzt. Am Jahresende war dann regelmäßig ein erheblicher Aufwand notwendig, um durch manuelle Abgleiche die Einheitlichkeit, Konsistenz, Aktualität und Vollständigkeit der Daten sicherzustellen. Das Hauptproblem: Es gab keine Einheitlichkeit bei der Schreibweise der Gesellschaften und Rechtsformen (Firmierung).
Optimierung der Beteiligungsmanagement-Prozesse durch eine einheitliche Eingabeplattform für den Gesamt-Konzern.
Die Lösung
Corporate Investment Manager
Das an die Organisationsstruktur der Volkswagen AG angelehnte Rechte‐ und Rollenkonzept von CIM sorgte für definierte Zuständigkeiten durch bereichsunabhängige Rollen. So können Konzernbeteiligungen jetzt zum Beispiel von einer Rechts‐ oder einer Finanz‐Rolle bearbeitet werden. Gleiches gilt für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Berichtseinheiten, steuerliche Betriebsstätten und Vereine/Verbände. Zusätzlich schuf das System ein revisionssicheres Vier‐Augen‐Prinzip durch eine getrennte Dateneingabe und ‐freigabe.
Seit dem Go‐live von CIM Mitte 2017 werden über dieses System nicht nur Konzerngesellschaften, sondern auch Mandate (Vorstand, Aufsichtsrat) sowie externe Gesellschaften und VW‐Shareholder verwaltet.
Mit CIM als Single Point of Truth erstellt der Volkswagen-Konzern seine Anteilsbesitzliste und das Gesellschaftsverzeichnis systembasiert und zuverlässig.
„Durch weniger manuelle Abgleiche vermeiden wir Übertragungsfehler und erzielen eine enorme Aufwandsminimierung.“
Matthias Bredow Group Legal Konzernkoordination Volkswagen AG
So profitiert VW von CIM
- Unikale Datenhaltung und ‐pflege in einer Anwendung
- Historische Abbildung von Veränderungen, rechtsformorientierte Erfassung der Kapitalien, Dokumentenmanagement
- Systemgestützte, workflowbasierte Prozesse
- Dediziertes, an Organisationsstruktur angelehntes Rechte‐ und Rollenkonzept
- Revisionssicheres Mehr‐Augen‐Prinzip durch Trennung von Dateneingabe und ‐freigabe
- Systembasierte Erstellung des Anteilsbesitzes und des Gesellschaftsverzeichnisses
Volkswagen AG
Die 1937 gegründete Volkswagen Konzern mit Sitz in Wolfsburg ist einer der führenden Automobilhersteller weltweit und der größte Autobauer Europas.
Zehn Marken aus fünf europäischen Ländern gehören zum Konzern: Volkswagen, Volkswagen Nutzfahrzeuge, ŠKODA, SEAT, CUPRA, Audi, Lamborghini, Bentley, Porsche und Ducati. Der Bereich Nutzfahrzeuge umfasst vor allem die Entwicklung, die Produktion und den Vertrieb von leichten Nutzfahrzeugen, Lkw und Bussen der Marken Volkswagen Nutzfahrzeuge, Scania, MAN und Navistar. Der VW‐Konzern betreibt in 19 Ländern Europas und in zehn Ländern Amerikas, Asiens und Afrikas 120 Produktionsstandorte und beschäftigt 662.575 Mitarbeiter. Seine Fahrzeuge bietet der Volkswagen Konzern in 153 Ländern an. Im Geschäftsjahr 2021 erzielte der Konzern Umsatzerlöse in Höhe von 250,2 Milliarden Euro.
