Veröffentlichung im S@pport-Magazin: Integrierte Mietvertragsverwaltung bei Phoenix Contact

Veröffentlicht im S@pport, Ausgabe 11/2020, von Monika Pürsing

Grundlage für ein Beteiligungsmanagement sind Daten, viele Daten: Gesellschafts-und Finanzdaten, Personalkennzahlen, Daten zu Organen und Mandatsträgern – und beispielsweise auch Daten zu Mietverträgen. Mietverträge, das klingt nicht eben dramatisch. Geht es allerdings um die Verwaltung mehrerer hundert Mietverträge weltweit, ahnt man etwas von der Komplexität, mit der es international operierende Konzerne hier zu tun haben. Das Unternehmen Phoenix Contact ist dafür ein gutes Beispiel. Das Unternehmen beschäftigt heute rund 17.600 Mitarbeiter weltweit und hat im Jahr 2019 einen Umsatz von 2,48 Milliarden Euro erwirtschaftet. International ist Phoenix Contact in mehr als 100 Ländern präsent.

Das Unternehmen hat für sein Beteiligungsmanagement im Jahr 2014 die Software „Zetvisions Corporate Investment Manager“ (CIM) erworben – bereits mit einigen Modulen, die zum Teil aber erst nach und nach aktiviert wurden, wie beispielsweise der „Aufgaben- und Wiedervorlagemanager“. „Bei solchen Einführungsprojekten liegt die Hürde beim Thema Stammdaten und dabei, erst einmal eine kritische Masse an Daten in das System hineinzubringen, bevor man mit den Funktionen arbeiten und Mehrwerte generieren kann“, erläutert Jörg Hansmann, Director Consolidation & CIM bei Phoenix Contact. Er verantwortet seit über 25 Jahren Themen im Umfeld von Rechnungswesen, Controlling, IT, Projektmanagement und Revision im In- und Ausland.

Bei der Einführung von CIM waren die Unternehmensbereiche Finance, Accounting Services, Tax und Legal, Controlling, Internal Audit, Treasury, Governance und Compliance von Anfang an dabei. Später kamen Human Resources, Logistics, IT, Risk Management und Facility Management hinzu. „Die Vielfalt zeigt eine der Stärken der Lösung. Man installiert einen Single-Point-of-Truth nd diverse Systeme können sich daraus bedienen“, so Hansmann.

Die folgende Aufzählung zeigt die Vielseitigkeit der Dokumente, die mithilfe der Softwarelösung verwaltet werden:

• Verträge: Satzung und Gesellschaftsvertrag, Beherrschung- und Ergebnisabführungsvertrag, Gründungs-, Erwerbs- und Veräußerungsvertrag
• Land und Gebäude: Mietverträge, Darlehen
• Vereinbarungen: Non-Disclosure, Entschädigungsvereinbarung
• Bank: Bankbestätigung, Verträge
• Financial Statements: Management-Letter, Jahresabschluss HBI, Jahresabschluss HBII, Prüfungsbericht Jahresabschluss HBI, Prüfungsbericht, Konzernabschluss, Teilkonzernabschluss HBI, Bilanzanalysedatei
• Handelsregisterauszüge
• Vollmachten: Dauervollmacht, temporäre Vollmacht
• Schreiben, Zustimmungen und Verpflichtungen: Haftungsverhältnisse, Mandatserklärungen, Einverständniserklärungen, Kündigungen, Erklärungen von Direktoren
• Protokolle und Beschlüsse: Board of Directors Meeting, Supervisory Board Meeting, Managing Board Meeting, Shareholder Meeting

Ausgangssituation Mietverträge

Bevor Phoenix Contact die integrierte Mietvertragsverwaltung eingeführt hat, wurden Mietverträge für Inland und Ausland getrennt verwaltet. Für die 73 Mietverträge im Inland war das Corporate Facility Management verantwortlich, für die 378 Verträge im Ausland die Corporate Governance. Zu den regelmäßigen Themen bei allen Mietverträgen gehören unter anderem Bewertungen, Prolongationen, Umzüge und die Frage, ob die jeweilige Fläche ausreichend ist. Vor diesem Hintergrund ist die Idee einer integrierten Mietvertragsverwaltung durch den Wunsch des damaligen CFO entstanden, ein halbes Jahr vor Ultimo zu wissen, wo Phoenix Contact in Sachen Mietverträge überall tätig werden muss. Eine derartige Übersicht hat natürlich auch Vorteile für das Rechnungswesen. Zudem werden die Abfragen bei den Tochtergesellschaften deutlich reduziert. Vor Einführung der integrierten Mietvertragsverwaltung war die Ist-Situation neben der für das Inland und das Ausland getrennten Verwaltung durch fehlende oder unzureichende Prozesse, eine heterogene Ablage – auf Papier, in E-Mails oder auch im Sharepoint-System und ein uneinheitliches Vertragswesen gekennzeichnet.

Daher standen folgende Projektziele im Fokus:

• zentrale Ablage
• klare Zuständigkeiten – Wer macht was?
• einheitliches Vertragswesen – Ist der Vertrag an sich überall gleich? Einsatz von Musterverträgen
• Kennzahlen – Es geht nicht nur um die Verträge an sich, sondern auch um deren Inhalt, also was gemietet wird, zum Beispiel Lager oder Bürofläche
• klare Prozesse – Wer sind die Beteiligten? Wie sind die festgelegten Abläufe?

Seitens der beteiligten Fachbereiche wurde eine ganze Reihe von Anforderungen definiert, die durch die neue Softwarelösung abgedeckt werden sollten. Dazu zählen unter anderem Attribute wie Flächengröße in Quadratmetern, Nutzungsart, Jahresmiete und Nebenkosten jeweils in Euro, Laufzeit und Kündigungsfristen.

Die neue Mietvertragsverwaltung

Bei den von Phoenix Contact im Rahmen der integrierten Mietvertragsverwaltung genutzten CIM-Bausteinen handelt es sich um „Freie Attribute“, was im CIM-Standard nicht enthalten ist, wird durch dieses Modul ergänzt. Auf der Eingabe und Dialogseite ist es das Thema Sichtenkonzept, wo für den Anwender ziel-adäquat die Benutzerschnittstelle der Anwendung zur Verfügung gestellt werden kann. Die dritte Komponente ist das Ad-hoc-Reporting oder erweitertes Reporting mit Reminder-Funktion und Wiedervorlage. Bezogen auf Mietverträge sind im Softwarestandard nur wenige Informationen in eigens dafür vorgesehenen Eingabefeldern pflegbar; die zahlreichen seitens der Fachbereiche definierten Einzelheiten zu Mietvertragsverhältnissen sind nur unter Bemerkungen aufführbar. Gemeinsam mit Zetvisions hat Phoenix Contact daher – über die freien Attribute und das Sichtenkonzept – entsprechende Funktionen hinzuentwickelt.

Die Stammdatenoberfläche kann unter anderem durch individuelle Stammdatenreiter, freie Gestaltung des Layouts, verschiedene Feldeigenschaften und dynamische Sichten mit Bedingungen je nach Vorgang angepasst werden. In der Dokumentenverwaltung ist ein Berechtigungs- und Sichtenkonzept integriert, das festlegt, wer was sehen darf. Außerdem besteht die Möglichkeit, über freie Attribute Metadaten des Doku-ments zu erweitern. Hat man bereits ein Dokumentenmanagementsystem – bei Phoenix Contact ist es „SER Doxis“ – lässt sich mit CIM integriert arbeiten. Dass mit der neuen Lösung alle erforderlichen Daten zu Mietverträgen nun verfügbar sind, ist ein wesentlicher Schritt. Er allein reicht aber nicht: „Der Mehrwert entsteht erst, wenn mit den vorhandenen Daten gearbeitet werden kann, vorrangig also, wenn es aussagekräftige Reports gibt“, betont Hansmann. Das sei mit der Definition von Ad-hoc-Berichten unter Berücksichtigung der neu definierten Attribute gegeben.

Kennzahlen und Verträge verlinken

Natürlich besteht auch nach Einführung der integrierten Mietvertragsverwaltung weiterer Verbesserungsbedarf. Beispielsweise beim Flächenmanagement, da hier zwei Seiten miteinander abgeglichen werden, was zuvor nicht geschah: einerseits Legal, hier geht es um den Vertrag selbst, also die rechtlichen Verpflichtungen; andererseits Facility Management, hier steht die Flächenverwaltung im Vordergrund. Bisher fehlte der Link zwischen dem Vertrag und den Kennzahlen. Das ist jetzt beides vereint. Des Weiteren müssen finanzielle Verpflichtungen offengelegt und im Rahmen des Abschlusses dokumentiert werden. Noch offene Punkte sind Kennzahlen, ein Sondermodul „Standorte“, das Meldewesen, Versicherungen und Logistik. Letzteres ist auch immer eine Frage von Kennzahlen: Die Zahl der externen Lager und die vorhandene Gesamtfläche.