Hierarchiemanagement erleichtert Umgang mit Stammdaten

Schon vor ein paar Jahren waren laut einer PwC-Studie branchenübergreifend 90 Prozent aller Unternehmen davon

überzeugt, die Fähigkeit, große Datenmengen effizient zu analysieren und effektiv zu nutzen, werde für den Erfolg ihres Geschäftsmodells von entscheidender Bedeutung sein. Wichtiges Element dieser großen Datenmengen sind Stammdaten. Beim Healthcare-Anbieter Merck hilft das Hierarchiemanagement innerhalb einer professionellen Stammdatenlösung, die Aufgaben im Rahmen des Berichtswesens oder bei der Erstellung des Konzernabschlusses zu lösen.

Eine Hierarchie – so viel ist bekannt – beschreibt die Rangordnung der Menschen, Tiere oder Dinge untereinander. Hierarchien gibt es in vielen Bereichen: in der Verwaltung des Staates, der Länder und Gemeinden, in der Rechtsprechung und in großen Wirtschaftsunternehmen. Auch in der IT kommen Hierarchien häufig vor. Das bekannteste Beispiel sind Verzeichnisstrukturen auf dem PC. Auch Stammdaten sind hierarchisch organisiert. Beim Hierarchiemanagement dreht es sich um die Pflege, die Verwaltung und die Verteilung dieser Daten. Die Verwendung in den Folgesystemen geschieht außerhalb der Stammdatenlösung. Sie stellt den Anwendern die Pflegemöglichkeiten zur Verfügung, die es erlauben, die Dateistrukturen dezentral zu verwalten. Parallel sorgt die Software prozessual dafür, dass eine Hierarchie, die zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung stehen muss, tatsächlich zu diesem Zeitpunkt – nach dem Vier-Augen-Prinzip validiert – für die Folgeapplikation bereitsteht.

Anwendungsgebiete des Hierarchiemanagements

Für welche Anwendung die Hierarchie genutzt werden soll, spielt für die Stammdatensoftware keine Rolle. Sie ist in der Lage, diverse Arten von Hierarchien abzubilden, die frei definiert werden können. Auch die Verteilung der Hierarchie kann frei definiert werden; dies gilt sowohl für den Aufbau der Hierarchiedaten im Interface – also Datenfelder, Aufbau der Struktur – als auch für die Technologie der Schnittstelle wie Webservice, RFC oder BWAPI und anderen.

Wesentliche Anwendungsfälle für die Stammdatenhierarchien, respektive das Hierarchiemanagement, sind:

• Reporting, also klassische Berichte, Auswertungen, bei denen Daten hierarchisch dargestellt werden. Beispiel Produkthierarchie: Die beginnt auf der untersten Ebene mit einer Materialnummer und endet oben bei dem Geschäftsbereich, zu dem die Materialnummer gehört. Konzerne haben üblicherweise mehrere Geschäftsbereiche mit unterschiedlichen Produkten. Für diese Geschäftsbereiche und ihre Unterstrukturen, die für die Finanzberichterstattung relevant sind, werden Umsatzerlöse aufgegliedert nach Geschäftseinheiten in der Hierarchie abgebildet.
• Konsolidierung, also die Zusammenfassung von Jahresabschlüssen der Konzernunternehmen zu einem Konzernabschluss. Hierfür gibt es Konsolidierungshierarchien, die die zu konsolidierenden Einheiten oder Gesellschaften darstellen. In einer klassischen Beteiligungshierarchie hat eine Gesellschaft eine oder mehrere Muttergesellschaften, die unterschiedliche Anteile an der Gesellschaft halten. Das kann sich über diverse Ebenen nach oben bis zur Konzernmutter fortentwickeln. Entlang dieser Hierarchie und den entsprechenden Beteiligungsquoten erfolgt die Konsolidierung des Finanzergebnisses.
• Berechtigungen, also die Definition von Zugriffsregeln für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen auf die Stammdaten des Unternehmens. Der Einsatz von Hierarchieberechtigungen sorgt etwa dafür, dass bei Gründung einer neuen Gesellschaft die Berechtigungen automatisch um die neue Gesellschaft erweitert werden. Andernfalls müssten bei einer neuen Gesellschaft neue Berechtigungen angelegt oder in vielen Berechtigungen die Gesellschaft händisch hinzugefügt werden.

Merck: Ende der Excel-Listen

Bei Merck wird für die Konzernkonsolidierung und externe Berichterstattung eine pyramidenförmige Geschäftssegment- oder Produktstruktur genutzt. Business Sector, Business, Business Unit, Business Field, Business Line und Product Group (PG) bilden die sogenannte Upper Hierarchy. Das sind die Reporting Level, die in der Konzernkonsolidierung verwaltet werden, bis zum Business werden sie auch für die externe Berichterstattung genutzt. Unterhalb der Upper Hierarchy bilden weitere Ebenen die Lower Hierarchy, die bis hinunter zum einzelnen Material reicht. Über die Produkthierarchie wird sichergestellt, dass für einen im ERP gebuchten Umsatz die Erlöse und auch die Kosten der entsprechenden PG zugeordnet werden. Im Umfeld der Konzernkonsolidierung und externen Berichterstattung fallen bei Merck zahlreiche Referenzdaten an. Merck versteht unter Referenzdaten Finanzstammdaten, allerdings nicht solche aus dem ERP, wie etwa Kostenstelle oder Profitcenter. Der Fokus liegt dezidiert auf Konsolidierung und Reporting. Für die hierfür erforderlichen Finanzstammdaten hatte Merck vor Einführung einer Stammdatenmanagement-Software rein manuelle Prozesse und eine manuell persistierte Hierarchie. Für die Daten bestanden auf Excel basierende Listen, die in die verschiedensten Berichtssysteme verteilt wurden – verbunden mit den Problemen der Synchronisierung und der unterschiedlichen technischen Möglichkeiten, die die Systeme boten.

Virtuelle Hierarchien erleichtern die Arbeit

Mit dem Einsatz der Stammdatenlösung „Zetvisions SPoT“ ist Merck dazu übergegangen, nur noch die MasterHierarchie zu pflegen. Möglich wird dies durch virtuelle Hierarchien. Die Software erlaubt es, eine Hierarchie zu pflegen, in die automatisch Teilbäume von anderen Hierarchien hineingerechnet werden. Darüber hinaus können Stammdaten anhand ihrer Attribute virtuell als Knoten in Hierarchien eingerechnet werden. Es geht also nicht nur um physische Bestandteile, also bestimmte Hierarchien, die der Anwender pflegt, sondern es gibt virtuelle Bestandteile, die das System dazurechnet mithilfe von Informationen, die an anderer Stelle vorliegen.

Hierzu zwei Beispiele:

• Der Konzernkontenplan bei Merck enthält 2.500 Positionen, die sich über unterschiedliche Kategorien, etwa Bilanz-, P&L-, und CashflowPositionen verteilen. Jede dieser Kategorien hat unterschiedliche Attribute und teilweise auch eigenständige Hierarchien, beispielsweise eine Hierarchie, die das EBIT beschreibt, die P&L, oder eine weitere, die die Bilanz beschreibt. Diese Bilanz-Hierarchie besteht nur aus den Bilanzpositionen Aktiv und Passiv, enthält also keine P&L- oder Cashflow-Positionen. Die Identifikation der relevanten Positionen, die für die Bilanz-Hierarchie benötigt werden, referenzieren sich aus dieser einen Master-Hierarchie. Für Merck hat das den Vorteil, dass in unterschiedlichen Hierarchiestrukturen einzelne Versatzstücke aus der Master-Hierarchie herausgenommen und neu zusammengefügt werden können.
• Die Berechnung der Kennzahl „Working Capital“ setzt sich aus 200 Positionen zusammen, die wiederum auf unterschiedliche Zweige der Master-Hierarchie referenzieren. Diese Bestandteile werden wie ein Puzzle zusammengesetzt. Durch die Virtualisierung müssen nur die Ankerpositionen gepflegt werden. Im Idealfall hat eine Working-CapitalHierarchie, die im „aufgelösten“ Zustand 200 Positionen umfasst, persistiert nur fünf oder zehn Positionen. Die übrigen 190, 195 Positionen werden virtuell hinzugelesen. Wird in der Master-Hierarchie eine Änderung vorgenommen, schlägt sie sich in allen beteiligten Hierarchien automatisch nieder, die diesen Zweig aus der Master-Hierarchie referenzieren.

Fehleranfälligkeit minimieren

Die Virtualisierung reduziert den Arbeitsaufwand deutlich. In der Vergangenheit musste nach einer Änderung in einem Zweig ein Hierarchieverwendungsnachweis für die Position, also diesen Hierarchiezweig gesucht werden, um die Änderung in mehreren anderen Hierarchien ebenfalls vorzunehmen. Das ist fehleranfällig. Diese Fehleranfälligkeit ist weitgehend eliminiert worden und es muss nur noch eine Hierarchie gepflegt werden, die die monatlichen oder quartalsweisen Änderungen enthält. Diese Änderungen werden automatisch an davon abhängige oder referenzierende Hierarchien weitergereicht. Die MasterHierarchie wird direkt in der Applikation gepflegt. Von dort aus wird verteilt, das heißt, die Software rechnet die Hierarchien und verteilt sie in die entsprechenden Zielsysteme. Wird eine neue Hierarchie definiert, für die eine neue Referenz benötigen wird, kann dies im Customizing festgelegt werden. Jede Fachabteilung, jeder Anwendungsbetreuer kann das selbst einrichten – hierzu wird keine IT, keine Entwicklung, kein ABAP benötigt. Das Ergebnis kann als konsistente Hierarchie in Zielsysteme verteilt werden, also ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand.

Zeitabhängige Hierarchie erlaubt Änderungsvergleiche

Neben der Möglichkeit, durch virtuelle Hierarchien Informationen automatisch hinzuzurechnen, besteht ein weiterer Vorteil der Softwarelösung darin, dass sie zeitabhängig ist. Es gibt also nicht mehr eine Datei pro Periode, sondern die Hierarchie selbst ist zeitabhängig und kann beispielsweise rückwirkend geändert werden. Im Menü können verschiedene Zeitleisten ausgewählt werden, die zeigen, wie sich die Hierarchie über die Zeit verändert hat. Auch ein Vergleich etwa zur Vorperiode ist möglich. Anwender haben die Möglichkeit dieselbe Hierarchie gegenüber einem anderen Stichtag oder verschiedene Hierarchieversionen zu vergleichen. Für Merck ist dieses Feature relevant, da das Unternehmen Hierarchien an diverse Systeme automatisch per Schnittstelle verteilt. Es gibt aber noch einige Systeme, die aus technischen Gründen keine automatische Schnittstelle haben. Allerdings haben sie eine entsprechende Hierarchie angelegt, und der Vergleich erlaubt es, zu prüfen, was sich verändert hat, um gegebenenfalls Änderungen nachziehen zu können.

Parallele Bearbeitung einer Hierarchie

Die Definition von Zugriffsregeln für einzelne Benutzer erleichtert bei Merck den jährlichen Planungszyklus erheblich, da so Teilbäume von verschiedenen Anwendern gleichzeitig editiert werden können. Die übliche Einschränkung, dass ein Objekt für alle anderen gesperrt ist, wenn ein Anwender es bearbeitet, wird umgangen, indem ein bestimmter Fokus gesetzt wird. Die Berechtigungen werden auf den jeweiligen Fokusknoten verteilt, es kann parallel gearbeitet werden, und die Änderungsbelege beziehen sich auf diesen Fokus. Ist der Fokus beispielsweise Healthcare, ist nur die Healthcare-Hierarchie zu sehen und die Healthcare-Controller bekommen diesen Fokus und eine Aufgabe zugewiesen. Innerhalb dieser Aufgabe können sie auf ihren Teilbereich der Hierarchie zugreifen, diesen bearbeiten, neue Objekte hinzufügen, bestehende Objekte umbenennen, verschieben oder löschen. Änderungen an anderer Stelle der Hierarchie sind ausgeschlossen. Beliebig viele Anwender können also an einer Hierarchie arbeiten, weil jeder seinen dedizierten Abschnitt hat; es gibt keine unterschiedlichen Versionen, die später aufwendig zusammengesetzt werden müssen. So ist es möglich, innerhalb von einer Woche die gesamte Hierarchie durch den Fachbereich zu aktualisieren.

Franz Marschall, Deputy Head of Software Development des Corporate-DataManagement-Spezialisten Zetvisions in Heidelberg. Veröffentlichung im S@PPORT Magazin, Ausgabe 10/2022.